ITエンジニア語録
「ホウレンソウ」と問えば、主婦なら「野菜のホウレン草」を思い浮かべますが、ビジネスマンなら、「ビジネスマナーの報告・連絡・相談」を思い浮かべることと思います。今回は、ビジネスマナーのホウレンソウを一緒に学んで身につけましょう。まず、「報告・連絡・相談」をひとつずつ分解して、辞書的意味を理解し、次にビジネスマナーとしての内容を学びましょう。
----【報告】-----------------------------------------------
辞書的意味: 告げ知らせること。特に、ある任務を与えられた者が、その経過や結果などを、任務を与えた者へ述べること。また、その内容。「出張の―」
ビジネスマナーとしてのホウレンソウで注意すべきは、『誰から、誰へ、何を』です。報告の辞書的意味をみて、「誰から、誰へ、何を」を考えて見ましょう。
・誰から ： 任務を与えられた人（本人）
・誰へ ： 任務を与えた人（上司がほとんど）
・何を ： 任務の遂行経過や結果
ということになります。こう考えますと、「報告」は、任務を与えたられたひと（本人）から、任務を与えたひと（上司）への義務行為といえますね。
報告で大切なことは、「何をどのように」報告するかです。どのようにでは、具体的に、できれば数値を挙げて報告するようにしてほしいのです。数値といっても、『システムテストは○○％出来ています』では、具体的ではありません。こうした場合、実際のシステムテスト計画書と、システムテスト実施報告書を手元において、テスト内容と個々の進捗を報告するといいでしょう。
----【連絡】-----------------------------------------------
辞書的意味：気持ちや考えなどを知らせること。情報などを互いに知らせること。また、その通知。「―をとる」
・誰から ： 連絡するひと（本人）
・誰へ ： 知らせた情報を必要とするひとたち
（上司だけでない）
・何を ： ビジネスに必要な情報
情報を提供する先は、上司だけでなく、その情報を知ることで、ビジネス上の不利益の軽減や業績向上へ役立てることができる人達になります。人達と複数形で表現したのは、情報を連絡することで情報共用化が狙いになります。更に「相手が欲しいと思う情報」に着目して、情報を仕入れ、情報を連絡することが求められるのです。
---【相談】------------------------------------------------
辞書的意味：問題の解決のために話し合ったり、他人の意見を聞いたりすること。また、その話し合い。「―に乗る」
・誰から ： 相談したいひと（本人）
・誰へ ： 相談に乗るひと（上司が多いがそれ以外も）
・何を ： 解決しなければならない問題の解決策
相談の相手は上司が多いでしょうが、上司以外のひとへも、問題の解決策をもっていると思うひとに相談しますね。相談で気をつけて欲しいのは、解決策を持たない人への相談で、多くの場合、愚痴を聞いてもらうことになりがちです。個人の問題ならいいのですが、仕事の問題の場合は結局、自分ひとりで問題を抱え込んでしまい、一所懸命作業はしているのですが、成果がでないまま期限がきてしまうことになってしまうことがあります。
相談は、解決策を考えてくれる人を選びましょう。また、白紙での相談より、自分なりの解決案を持っての相談の方が、スキルアップにつながります。
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私事ですが、初めて大型開発案件のプロジェクトリーダーを任されたとき、先輩がやっていたホウレンソウの方法を真似しました。それは、毎朝始業前１０分間、プロジェクトの責任者である上司へホウレンソウすることでした。短時間なので要点は絞りましたが、責任者が他の管理職とプロジェクトの話をされた時に、責任者として知るべきことにもれがないように配慮しました。また、この方向で間違いないということでも、相談し指示を取り付け、独断で動くことのないように気を配りました。大型案件のため、いろいろと苦労はしましたが、プロジェクト運営で行き詰ることは、ありませんでした。